選ばれる理由事例紹介

属人化解消

収集運搬業務に関わる
「特殊業務」をなくし、
誰でも担当できる仕事へと
合理化していきたい。

西部サービス株式会社様

西部サービス
株式会社 様

経験に頼る仕事から、より合理的な仕事へと業務改革を進める西部サービス株式会社様が、経営課題の一つとして上げていた配車計画の合理化。「産業廃棄物業界の事情を反映している配車システム」と評価していただいている「配車頭」の導入を決めた狙いと効果について、執行役員の伊地知様にお話を聞きました。

課題と
背景

配車担当はもちろん、注文を受け付ける
営業事務の業務負荷も削減したい

西部サービス株式会社様では、16名のドライバーが担当する車両の配車計画の作成に『配車頭』を導入されています。これまでは、お客様からのオーダーを営業事務スタッフが受け付け、そのリストをもとに配車担当の責任者が帰社後に翌日の配車計画を作成していました。繁忙期には平台車、パッカー車を中心に車両のやりくりが複雑になり、配車担当はもちろん、お客様のご希望の日程を受けられるかどうかの判断をしなくてはいけない営業事務スタッフにも、豊富な経験が必要とされていました。こうした状況を改善し、ベテランでなくても配車計画を作成できるようにすることを、経営課題の一つとして検討を重ねていました。

選んだ
理由

この業界の事情に適した
配車システムをずっと探していた

「経験とカンに頼る『特殊業務』のような仕事を減らして、なるべく合理的に仕事を進めたい」という執行役員の伊地知様のお考えのもと、西部サービス様ではさまざまな業務改革に取り組んでいらっしゃいます。例えば、産業廃棄物の収集事業では、お客様自身が持ち込む割合が7割という高さを実現していますが、これは収集業務の効率化を進めるために、いち早くWebを使った予約システムを導入した結果です。
「弊社の産業廃棄物収集業務は、ルート回収もあれば、他社の処分場に運ぶこともあります。それぞれの車両の機能も異なるので、配車計画の作成にはベテラン社員の経験が必要でした。さらに見逃せないのが、お客様からのお問い合わせを受ける営業事務スタッフの仕事量です。お問い合わせを受けた段階で、お客様が要望する日に配車を組めるかどうかの判断をする必要があり、ここにも経験が要求され業務負荷も大きくなっていました。こうした両方の仕事をうまく処理してくれる『配車頭』のようなシステムを、ずっと探していました」

「宵積み」などにも対応してくれる

配車計画を組んでくれるシステムはいくつか出てきていますが、どれも産業廃棄物の収集という特殊な仕事には適していないと感じていたと、伊地知様は語ります。
「『配車頭』はこの業界のことをよくわかっているシステムだと思います。『宵積み』などにも対応できるので、現場ドライバーの使い勝手はとても良いようです。配車計画の作成もとても効率的で、新しく配車担当に就いた責任者は『悩んだり考えたりすることはほとんどなくなった』と評価しています」
ただ、収集依頼のデータを入力するという仕事はまだ残ったままなので、受注を管理する営業事務スタッフの仕事はそれほど軽減されていないと指摘されています。
「これまでの仕事を変えることになるので、当然ある程度の慣れは必要です。販売管理システムなど既存のシステムと連携できるようになれば、入力などもかなり省力化されるので、より使いやすくなってくれると期待しています」

導入の
効果

配車にかけていた時間が
ほとんどゼロに

「配車の計画はベテラン社員が毎日2~3時間かけて作成しても、急な予定変更や緊急のオーダーが入ると、そのつど組み直しをしなくてはいけません。それが受注のデータを入力すればすぐに済んでしまうので、業務負荷は大きく削減されました。また、配車担当が考えやすいルートなどが、パターン化されることで、合理的なルートが検討されていなかったり、それによって一部のドライバーに業務が偏るなどの不公平感がありましたが、合理的なルートが作成されることで、このような課題が解消されやすくなりました。お客様からのお問い合わせを受ける営業事務スタッフは、現場に出ている配車担当にそのつど確認を取る必要がなくなったので、お客様の希望にすぐに対応することができています」

配車頭の導入を
検討されている方へ

導入を成功させるポイント

「配車頭」導入の目的を全員で共有し、意識を変えていく

配車に関わる複雑な仕事には豊富な経験が要求されます。業務負荷が高い一方で、担当している社員たちはそれだけ自分の仕事にプライドも持っているので、『配車頭』の導入による仕事の変化に否定的な反応が出ることもあると、伊地知様は言います。
「配車に関わる仕事は経験が必要な『特殊業務』です。それを誰でもできるようにすれば、業務負荷が大きく減り、人の配置にも余裕ができます。みんなの幸せのために『配車頭』を導入しているんだ、という全員の意識改革が導入成功の決め手になります。受け付けを管理する営業事務スタッフにとっても、これまでの仕事の進め方とは違うので、慣れるまでに負担に感じることもあるようです。これについても、既存システムとの連携やお客様からの注文を受ける方法を見直すなどの対策をとりながら、一歩一歩進めていくことが大切だと思います」

今後の配車頭に期待すること

営業事務スタッフの業務負荷軽減が今後の課題

「配車計画の最適化は期待通りに動いてくれています。ただ、もう一つの狙いだった、お客様からのオーダーを受ける営業事務スタッフの業務負荷の削減については、まだこれからというところです。特に担当以外のスタッフが電話を受けた時には、必須項目を聞き漏らしてしまうケースがあるので、今はその対策を練っているところです。電話での受け付けをやめてメールとファックスに絞るということも考えていますが、『配車頭』のシステムで対応できるようにしてくれると嬉しいですね」

西部サービス株式会社様
西部サービス株式会社様

西部サービス株式会社 様

http://www.seibu-recycle.co.jp/コーポレートサイト

車台数

21台(コンテナ車、パッカー車、平ボディー車、ユニック車)

特徴

大阪市を拠点とし、素材としてのリサイクルが困難な古紙や廃プラスチックから、リサイクル固形燃料(RPF)を製造する2つの燃料化プラント工場を保有。

Company Profile

西部サービス株式会社は、地球的規模の観点から環境保全を捉える産業廃棄物処理業者として、環境省が策定した環境マネジメントシステム「エコアクション21」を取得。積極的にリサイクル事業を進めています。大阪市と神戸市に2つのリサイクル工場を有し、マテリアルリサイクルが困難な廃プラスチック類などを、RPF(Refuse Paper & Plastic Fuel:古紙及び廃プラスチック類を主原料とした高品位の固形燃料)として再生させることで、化石燃料の使用削減に貢献し、地球温暖化防止にも寄与しています。かけがえのない自然を大切に考え、再資源化を通じて社会に貢献し、お客様から信頼されるリサイクル事業を展開し続ける企業として邁進しています。

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