選ばれる理由事例紹介
業務量が4分の1に削減。
配車頭の素晴らしさは、
誰にでもわかりやすい
インターフェース。
有限会社
奥村商事 様
従来からある紙ベースでの受注管理・配車計画の作成をシステム化し、業務削減を計画していた奥村商事様。地元システム会社へのシステム作成を依頼したものの満足できず、「配車頭」を導入されました。その狙いと効果について北川様にお話を伺いました。
課題と
背景
受注管理から配車計画までの
業務量を削減したい
——配車頭を導入する前は、どのような課題があったのでしょうか。
2021年3月に「配車頭」を導入する前は、お客様からの収集依頼を営業事務のスタッフが電話で受け付け、その内容をA3の予定表に手書きで記入。その後、配車担当である私が、現場からの帰社後に、毎日2時間ほどの時間をかけて配車計画を立てていました。
私たちのモットーは、「お客様のご要望にすぐに対応すること」。しかし、ピーク時に収集依頼が重なってしまうと、私自身ドライバーも兼務しているため外出していることも多く、事務員が受電した際に、仕事を受けられるかどうかの判断がすぐにできない状況でした。どうしても対応が遅れ、お客様へのサービス低下につながっていると感じていました。
選んだ
理由
地元システム会社に
依頼するも満足できず
——導入の決め手は何だったのでしょうか。
効率を上げて業績を伸ばすためには、手作業の管理には限界があるという、強い思いがありました。
「受注をリアルタイムに管理できて、配車の計画も自動的にやってくれるようなシステムは作れないものか」。そう考えて、実際に、受注と配車のシステム化を地元のシステム会社に依頼し、提案してもらったこともありました。
しかし、サンプルで作成してもらったシステムは期待したものとはほど遠く、入力の仕方も、画面（インターフェース）も、とにかく分かりにくいものでした。こうしたシステムは、専門とするスタッフだけが操作できれば良いというものではなく、事務担当も、ドライバーも使いやすく、分かりやすいものでなければ、無駄な投資として終わってしまいます。
「システム化のハードルは高い」と思っていたところに出合ったのが、「配車頭」でした。「配車頭」は入力画面なども分かりやすく、機能も産業廃棄物処理の業務に特化しているだけあって、とても満足いくものでした。「これならいける」と思い、とにかく使ってみようと、2021年2月に仮導入を決めました。
——社内の反応はいかがでしたか。
新しいシステムの導入とは、これまでなじんできた仕事の進め方を大きく変えることです。当初、社内には賛否両論の意見がありました。長い間、紙ベースの仕事に慣れてきた社員にとっては、これまでのやり方を変えることへの抵抗感のほうが強かったようです。特にパソコンやタブレット、スマホなどの操作に慣れていない人にとってはなおさらです。ただ、これは「慣れ」の問題。少し使い続けてもらえれば必ず良さがわかると信じていましたし、使いやすさにも自信がありました。
実際に「配車頭」に触れ、操作に慣れてくるにしたがって「便利になった」、「仕事がスムーズになった」という声が多くなっていきました。1カ月後には事務スタッフも、ドライバーも、「配車頭」を使いこなせるようになりました。
導入の
効果
配車にかけていた時間は
ゆとりの時間に
——導入してみて、どのような効果を感じていますか。
感覚値として、配車管理の仕事量が4分の1ぐらいになっているイメージがあります。車の空き状況がリアルタイムで把握できるので、ピーク時でもお客様への返事を待たせることもなくなりました。
配車計画作成には、ほとんど時間がかからなくなりました。現場ドライバーの声を反映させるために、ルートや現地での作業時間などを微調整するのに30分ほどかかる程度です。
お客様の都合などで、急ぎで調整する必要がある場合でも、タブレット端末などを使って出先で対応できるのでとても助かっています。途中で仕事を切り上げてわざわざ事務所に戻る必要がなくなり、無駄が減りました。
ドライバーたちも1カ月ほどですっかり慣れてくれました。空いた時間で部下の面倒も見れるようになったし、以前は長時間勤務が常態化していたのですが、今では家でくつろぐ時間が生まれています。
配車頭の導入を
検討されている方へ
導入を成功させるポイント
——導入を経て感じた、成功のポイントを教えてください。
弊社の社長は現場をよく知っている人間で、実際に配車計画の作成も担当していた経験があります。その苦労も難しさも分かっていたので、「配車頭の導入で、こんなことが可能になる」「これぐらい業務削減につながる」というメリットを理解してもらうのはとてもスムーズでした。
一方で、「配車頭」の導入は大きな業務改革です。弊社に限らずこの業界は、パソコンやタブレットの操作にまだまだ慣れていない人も多いので、システム化に抵抗感を持つ人も多くいます。
仕事の進め方は確かに変わるし、新しく覚えなくてはいけないこともありますが、「確実に仕事が楽になる」ということを、関わる全員が理解できるようにすることが大切だと思います。一部の人が操作できれば良い、理解できれば良いということではなく、さまざまな疑問や質問を「配車頭」のサポートに問い合わせて解決しながら、焦らず、少しずつ慣れていくことが大切なのではないでしょうか。
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有限会社奥村商事 様
車台数
25台（ユニック（クレーン付トラック）車、セルフローダー車、ウィングトラック、フックロール車
特徴
富山市を拠点とし、産業廃棄物収集運搬業、産業廃棄物処分業のほか、一般区域貨物の運送業務、重機運搬、ユニットハウス・仮設ハウスの販売・レンタルなど、幅広い業務を展開している。
Company Profile
有限会社奥村商事は、「お客様の要望と期待に応える技術、サービスを提供し、環境に配慮した企業活動を推進する」ことを企業理念として、1992年に富山県富山市で設立。貨物運送事業と産業廃棄物処理を中心に業務を展開しています。お客様の多様化するニーズに対応し、また、地域環境との共生をめざして、省資源、省エネルギーに配慮した企業活動に取り組んでいます。
